Чрез програмния продукт е-СФУК се извършват всички контролни процедури за предварителен контрол като съществена част от системата за финансово управление и контрол(СФУК) и определяне на отговорните за прилагането им лица.
е-СФУК създадава организация за извършване на проверки за законосъобразност на разходите преди тяхното поемане и извършване, както и двоен подпис, въведени с вътрешен нормативен акт на ръководителя като:
- Проверка за целесъобразността на вида и размера на исканите средства;
- Проверка за окомплектовката на заявките;
- Компетентност на лицето, което ще поеме задължението;
- Правилно ли са изчислени количествата и сумите;
- Проверка за наличие на средства по бюджетните параграфи;
- Проверка за съответствие на задължението с нормативните актове, включително по ЗОП и други в зависимост от вътрешните правила.
Програмният продукт се състои от два основни модула - административна програма и клиентска програма
Посредством административната програма се осъществяват основните настройки за работа в е-СФУК, съобразена с приетите вътрешни правила:
- създава се йерархична структурата от служители, които участват в процеса;
- определят се лицата, които могат да инициират документи т.е да генерират контролни листове към съответните документи за поемане на финансов ангажимент и извършване на разходи - доклади, заявки, искания;
- определят се служителите, осъществяващи предварителен контрол по съответните контролни процедури.
- създава се „път на документа“, т.е определя се реда, по който трябва да се извърши контрола и да се даде становище по съответните контролни процедури.
- определя се нивото на достъп до системата на всеки служител, който има право да инициира документи или да изразява становище по контролните процедури.
Чрез потребителска програма се осъществява създаването на документите по поемане на финансови ангажименти и/или извършване на даден разход – доклади, заявки, искания и други. При създаването на документите към тях се прилагат необходимите съпроводителни документи, свързани с поемането на дадено задължение и/или извършване на даден разход, в електронен вид – договори, оферти, фактури и др. Форматът на съпроводителните документи може да бъде сканирано изображение, pdf файл, MS Office документ. Веднъж създадени, тези документи се придвижват към длъжностните лица, отговорни за съответните контролни процедури, за да бъде дадено становище и положен електронен подпис. На всеки етап от придвижването на документа може да се проследи неговата история, т.е кога е приет от лицето, осъществяващо предварителен контрол, кога е дал становище и какво е то. Има възможност за въвеждане на данни за извършени плащания към контрагенти и систематизиране на тези данни за публикуването им в профила на купувача съобразно изискванията на последните изменения в Закона за обществените поръчки за задълженията на възложителите относно публичността на информацията по провежданите от тях процедури за възлагане на обществени поръчки.
След даване на становища и полагане на подписи по всички контролни процедури документът се въвежда автоматично в електронен регистър на финансовия контрольор.
Чрез програмният продукт е-СФУК може да се генерират справки по различни критерии – по видове документи и становища по тях, по бюджетни параграфи и др.
Предимствата на е-СФУК:
- Програмният продукт е гъвкав и дава възможност да се настрои за различни по структура организации – може да работи както в големи, така и в малки първостепенни и второстепенни разпоредители с бюджетни кредити и търговски дружества;
- Съкращаване на времето по обработка и придвижване на документите между отделните звена;
- Създаване на пълен електронен архив на всички документи;
- Ефективни методи за търсене на документи, както и възможност за бързо генериране на справки по извършваните разходи;
- В е-СФУК се води пълна хронология на движението на документите – във всеки един момент може да се направи справка на какъв етап от обработката се намира даден документ, както и да се проследи пълната хронология при даване на становища и мнения по различните контролни процедури.
- Осъществява се пълен контрол върху изразходваните бюджетни средства и намалява до минимум риска от нарушения при прилагането на предварителен контрол по изразходването на бюджетни средства.
Вижте кратка презентация или в pdf формат
От 01.02.2013г. новата версия на е-СФУК съдържа модул Регистър на договорите. Чрез него се добавят нови възможности на системата е-СФУК за управление на договорите – класификация на договорите по категории, удобни за лесно търсене и проследяване на договорите. Дава се възможност на потребителите да следят за изтичащи срокове, анекси, какви суми са разплатени по договорите и др. Има възможност за създаване на заявки към договорите от регистъра за всички служители, които имат оторизиран достъп до него.
От 08.12.2014г. се добавя нова функционалност за автоматично генериране на електронни съобщения към НАП и Агенция "Митници" преди извършване на плащания над 30 000лв или по договори над 30 000лв. съобразно изискванията на Решение на Министерския съвет РМС 788 от 28.11.2014 г.и РМС 593 от 20.07.2016г. за разплащанията на разпоредители с бюджет по договори. Решението на МС предвижда плащанията по договори от разпоредители с бюджет, които са платци по тях, да бъдат извършвани само след потвърждение от Националната агенция за приходите и Агенция „Митници", че получателите на плащанията нямат публични задължения, а в случаите, когато лицата имат такива - че за съответните публични задължения са наложени обезпечителни мерки по реда на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс.